motivos de sanción por la UGPP ¿Conoce los más comunes?

 

Es un hecho que esas siglas son conocidas por cualquiera que tenga una empresa en Colombia, empresas grandes y pequeñas saben que existe la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales  y saben que, entre sus principales funciones se encuentra la fiscalización y auditoria de los aportes realizados al sistema integral de seguridad social. ¿Sabe cuales son los principales motivos de sanción por la UGPP a las empresas?

En la mayoría de los casos de empresarios que actualmente se encuentran en fase de emprendimiento o que nunca han sido requeridos por esta entidad, no se tiene claro de forma precisa cuales son los principales motivos por los cuales puede ser requerido o sancionada una empresa.

Según el informe de gestión del 2018 emitido por la UGPP, “logró recaudar cerca de $101.000 millones correspondientes a las obligaciones de Parafiscales y Sanciones impuestas por La Unidad, de los cuales $61.219millones (62%) se recaudaron en la etapa persuasiva”, esto indica que los pagos realizados por los aportantes requeridos fueron producto de no haber realizado los mismos, haber presentado “evasión presunta” o haber pagado de forma errónea de acuerdo a los tipos de novedades reportadas ante su operador de pago de la PILA.

Según nuestra experiencia en procesos de conciliación de las planillas de pago contra los históricos de nóminas y pagos de beneficios realizados en empresas que han sido requeridas por la UGPP en etapa persuasiva o que se hacen de manera preventiva, las inconsistencias más frecuentes encontradas en la liquidación de la PILA son:

Motivos de sanción por la UGPP más comunes:
  • No reportar o reportar incorrectamente los pagos realizados al personal por concepto de vacaciones pagadas, discriminando y clasificando de acuerdo al tipo de novedad si se trata de días hábiles, días efectivamente disfrutados y días de vacaciones compensados en dinero.
  • No reportar o reportar de forma extemporánea los pagos realizados a trabajadores retirados por conceptos de horas extras, recargos y otros que se clasifican como “Variación Transitoria de Salario” que se incluyeron en su liquidación por retiro.
  • No reportar o reportar de forma extemporánea los pagos realizados a trabajadores por concepto de fracción de vacaciones adeudadas clasificando el concepto de forma correcta de acuerdo al tipo de novedad.
  • No discriminar de forma correcta los pagos de auxilios extralegales de acuerdo al % adecuado en la nómina, causando una inconsistencia en el IBC reportado para los trabajadores.

Una de las falencias más comunes que hemos han identificado en las organizaciones que presentan estas inconsistencias es la ausencia de un software que permita procesar todos los cálculos laborales de manera integral, ya que obligan al responsable de estos a hacer uso de herramientas alternas como hojas de cálculo o aplicaciones no integradas a la nómina, dejando posibilidades altas de pasar por alto información al momento de elaborar la liquidación de la seguridad social ya que no se cuenta con una fuente única de datos.

Otro de los factores comunes es el “error humano”, pues hasta al profesional más meticuloso y organizado se le puede escapar información que resulta en una clasificación errónea del tipo de novedad a reportar o en omisión de esta, ya que la carga manual de novedades es más tediosa entre más trabajadores tiene la nómina de la empresa.

Cómo recomendación, las empresas deben tomar las medidas necesarias para reducir al mínimo el riesgo de incurrir en este tipo de inconsistencias, una solución práctica es adoptar un software de nómina que permita procesar todos los cálculos de beneficios laborales en una misma herramienta para poder contar con esa información desde una misma fuente, evitando la inconsistencia, además de poder ejecutar esos procesos de forma ágil y expedita evitando el retraso y desfase de los novedades que deben ser relacionadas en el mismo período.

 

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