Unas consideraciones y recomendaciones para ayudar a las empresas a tomar decisiones cuando se presenta la opción de optimizar o tercerizar procesos de Talento Humano y gestión laboral.
Actualmente existen alternativas que permiten a las empresas manejar procesos de la gestión laboral de forma más conveniente de acuerdo a su estructura, tamaño y presupuestos, algunas actividades y sub-procesos pueden ser tercerizados a través de los outsourcing que ofrecen sus servicios BPO en procesos de Reclutamiento y Selección, Capacitación o Nómina, incluso algunas empresas ofrecen paquetes que abarcan la mayor parte de los procesos aliviando mucho la carga administrativa de la empresa.
Otra opción para agilizar y optimizar procesos de Talento Humano, son los softwares especializados que han sido desarrollados por expertos para ahorrar tiempo y costos inherentes en las tareas cotidianas de la gestión laboral.
¿Cómo puede una empresa determinar si puede tercerizar, o le conviene tercerizar proceso de RRHH?, determinando la criticidad de cada actividad que debería ejecutar la unidad de Talento Humano en su empresa. Esto le permitirá visualizar de forma mas objetiva la manera en la que cada actividad o proceso puede desarrollarse por cuenta propia o a través de terceros.
¿Cómo se puede hacer este ejercicio?, una forma sencilla para comenzar es seguir los pasos siguientes:
1.- Listar todos los procesos, actividades y tareas que deben ser ejecutadas en su gestión laboral de acuerdo a las características de la empresa, (recomendación: ver el post :¿Cuáles son las actividades de RRHH en la empresa?
2.- Establecer para cada actividad y tarea, la frecuencia con la cual se sabe o se estima que se ejecutará cada una.
3.- Determinar el tiempo estimado que toma cada actividad en su ejecución, y el tiempo total que puede tomar de acuerdo a su frecuencia en el período de un mes, trimestre o en un año.
4.- Calificar cada actividad de acuerdo a la importancia o impacto que pueda tener en la actividad principal de la empresa, por ejemplo, si la empresa pertenece a un sector de la industria donde normalmente haya una rotación de personal alta, el proceso de reclutamiento y selección es crítico para su actividad, de otra forma, si la empresa maneja políticas de pago de incentivos y beneficios para los empleados como parte de sus estrategias para mantener y mejorar su productividad, el proceso de nómina y pago de beneficios sería de gran importancia para esta, especialmente si estos cálculos no son tan sencillos de calificar y detallar en los pagos a los empleados.
Una vez que se tenga esta información organizada, se puede estimar el tiempo que consume cada actividad, cuáles son los recursos adicionales que consume (financieros, tecnológicos, logísticos), y estimar cual sería el costo-beneficio de manejar cada proceso de manera interna o por el contario de tercerizarlo.
También se pueden responder preguntas cómo:
- ¿Cuáles actividades ocupan más tiempo?
- ¿Cuáles actividades son más importantes o deben ser priorizadas?
- ¿Cuáles son los procesos críticos que debe manejar la propia empresa de forma interna?
- ¿Existe algún software o herramienta tecnológica que facilite o agilice la ejecución de un proceso o tarea específica?
- ¿Con la implementación de esta herramienta se puede ahorrar tiempo y dinero?
- ¿Cuáles serían las ventajas y desventajas de tercerizar un proceso en particular?
- ¿Cuál sería el nivel de supervisión y control de la empresa sobre un proceso o actividad ejecutada por un tercero?
Una vez que se hayan respondido estas interrogantes, se podrá tomar decisiones más acertadas sobre tercerizar procesos de Talento Humano de acuerdo con las necesidades y recursos de la empresa, además de servir como datos para la asignación de recursos de forma más eficiente.
Es posible, que estas recomendaciones puedan aplicarse también a otras unidades o procesos de la organización, sin embargo, consultar con un experto en cada proceso es clave para determinarlo.