Cómo agregar/crear un Nuevo Trabajador

Cómo agregar/crear un Nuevo Trabajador

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Procedimiento:

1- Ingrese al módulo TRABAJADORES >opción NUEVO TRABAJADOR.

2- En el campo “N° de Cédula o documento a ingresar:” coloque el número de documento del trabajador a ingresar (más adelante podrá seleccionar el tipo de documento en la ficha del trabajador).

 

3- Guarde el número de documento para abrir la ficha de datos del trabajador que va a diligenciar dando click en PROCESAR REGISTRO NUEVO.

4- Se abrirá la ficha de datos del trabajador nuevo donde deberá diligenciar los campos requeridos.

Nota:

Los campos marcados con (*) son requeridos, no le impedirán continuar o guardar la ficha, pero son necesarios para los efectos de cálculos, emisión de reportes u otros procesos que más adelante necesitarán dichos datos. Si deja alguno de estos campos en blanco podrá actualizarlo luego en la ficha.

Los campos marcados (**) son obligatorios de diligenciar, no podrá guardar la ficha del trabajador si los deja en blanco.

Datos Personales :

 

  • Tipo y N° Documento (*): Seleccione el tipo de documento de identidad del trabajador
    • CC: Cédula de Ciudadanía
    • CE: Cédula de Extranjería
    • PA: Pasaporte
    • PE: Permiso Especial de Permanencia (PEP)
    • NI: Número de Identificación Tributaria (NIT)
    • TI: Tarjeta de Identidad
  • Nacionalidad (*): Indique si es Colombiano(a) o Extranjero(a):
  • Nombre (**): Indique el 1er nombre del trabajador.
  • Segundo Nombre: Indique el 2do nombre del trabajador.
  • Apellido (**): Indique el 1er Apellido del trabajador.
  • Segundo Apellido: Indique el 2do Apellido del trabajador.
  • Segundo Apellido: Indique el 2do Apellido del trabajador.
  • Estado Civil: Indique el estado civil del trabajador.
  • Fecha de Nacimiento (ddmmaaaa) (*): Indique la fecha de nacimiento del trabajador sin separaciones en formato ddmmaaaa (ejm. 09041991), para mayor facilidad puede usar el calendario en el botón Fecha y seleccionar la fecha directamente:
  • Sexo: (*)Seleccione el sexo del trabajador.
  • Nro. de Hijos: Digite la Cantidad de hijos que tiene el trabajador.

 

Datos de Dotación:

  • Talla Zapato: Indique la talla de calzado del trabajador.
  • Talla Camisa: Indique la talla de camisa del trabajador.
  • Talla Pantalón:  Indique la talla de pantalón del trabajador.
  • Fecha última Dotación (ddmmaaaa): Indique la fecha de la última entrega de dotación del trabajador sin separaciones en formato ddmmaaaa (ejm. 21042018), para mayor facilidad puede usar el calendario en el botón Fecha Y seleccionar la fecha directamente.

 

Datos de Habitación:

  • Dirección de habitación(*)Escriba la dirección de habitación del trabajador de forma clara, Cl, Cra., #, sector o barrio, por ejm. Cl 115 # 53-23 Barrio Alhambra
  • Departamento (*): Seleccione el Departamento de residencia del trabajador de la lista.
  • Municipio (*): Seleccione el Municipio de residencia del trabajador de la lista.
  • Teléfonos: (*): Indique número telefónico fijo o celular de contacto del trabajador.
  • Email: Indique la dirección de correo electrónico del trabajador ejm. ernestoperez@hotmail.com .
  • Clave Acceso WEB: en este campo puede asignar una clave personal de acceso al trabajador para que él mismo pueda acceder luego al sistema saireh.com y descargar sus desprendibles de pago, generar certificaciones laborales y descargar formatos y planillas de uso general de sus empleados. La clave de acceso asignada al momento de la creación de su ficha puede ser cambiada por el mismo trabajador cuando este lo desee. (Ver sección Instructivo Para Acceso Personal De Trabajador).
  • Persona de contacto en caso de emergencia: Indique el nombre y el parentesco de una persona allegada o familiar del trabajador que pueda ser contactada en caso de emergencia, ejm. Maria Gonzalez (esposa).
  • Teléfono/emergencia: Indique el número de teléfono de la “Persona de contacto en caso de emergencia”.

 

Datos de Seguridad Social:

  • Número de documento para aportes a seguridad social (*)seleccione el tipo de documento con el cual el trabajador será registrado en el Sistema Integrado de Seguridad Social, éste es el documento con el cual realizará los aportes a través del operador de pago de SS y monitoreado por la UGPP.

Nota:

Cuando el trabajador cotice la seguridad social con su mismo documento de identidad que puede ser la CC o CE será el mismo documento registrado en la sección de Datos Personales. Puede haber casos en los cuales el trabajador cotice a la Seguridad Social con otro documento, por ejemplo, extranjeros que cotizan los pagos con Permiso Especial (PE) o Pasaporte (PA), en estos casos debe indicarlo en este campo.

Este dato es importante para generar el reporte de la UGPP y el archivo plano para pago de Seguridad Social al operador y no debe dejarse en blanco.

  • Nivel Riesgo(*): Indique el nivel de riesgo de acuerdo con el cargo que desempeña el trabajador y su clasificación según la ARL:
  • EPS (*): Seleccione la Entidad Promotora de Salud del trabajador.
  • AFP: Seleccione la Administradora de Fondo de Pensiones del trabajador.
  • CCF: Seleccione la Caja de Compensación Familiar a la cual será afiliadoel trabajador.
  • Cesantías: Seleccione el Fondo de Cesantías elegido.

 

Datos Bancarios:

  • Forma de Pago: Seleccione una forma de pago para la nómina y beneficios al trabajador (ejm. Banco o Efectivo)
  • Entidad Bancaria: Si la forma de pago es Banco seleccione la entidad bancaria donde el trabajador tiene su cuenta.
  • Tipo de Cuenta: Si la forma de pago es Banco, indique el tipo de cuenta bancaria que posee el trabajador para recibir sus pagos (ejm. Ahorro o Corriente).
  • Cuenta Bancaria: Si la forma de pago es Banco, digite el número de cuenta bancaria que posee el trabajador para recibir sus pagos.

 

Datos de Organigrama, cargo y puesto de trabajo

  • Unidad: Seleccione la Unidad Operativa a la cual será asignado el trabajador cuando la empresa tenga divisiones o sucursales.
  • Área: Seleccione el Área Operativa a la cual será asignado el trabajador cuando la empresa tenga delimitados los procesos.
  • (*): Seleccione el Centro de Costos al cual será asignado o para el cual se está contratando al trabajador.
    Cargo(*): Seleccione el cargo que ocupará el trabajador de acuerdo con su contrato de trabajo.
  •  

 

Datos de Contrato

  • Contrato: Seleccione el contrato de trabajo que será firmado con el trabajador de acuerdo con su cargo, duración y tipo (estos son los contratos que maneja la empresa y que fueron cargados previamente al sistema para su impresión automática).
  • Numero de Contrato: Seleccione para asignar un número de contrato de acuerdo al correlativo que maneja el sistema en su base de datos.
  • Fecha Final Contrato: Cuando el tipo de contrato sea a término fijo, indique la fecha de finalización que será fijada en el contrato. Para mayor facilidad puede usar el calendario en el botón Fecha Y seleccionar la fecha directamente.
  • Tipo de Contrato: Seleccione el tipo de contrato de acuerdo con su duración: “Indefinido”, “Obra o Labor”, “Término Fijo”.
  • Objeto del contrato: Indique claramente la justificación o motivo de celebrar el contrato, puede ser la obra o actividad principal que va a desempeñar el trabajador, por ejemplo, “Instalación de Gabinetes en la obra CC La Colina” o “Cubrir temporalmente a Maria Gonzalez durante su licencia de maternidad”.
  • Localidad del contrato: Indique la ciudad o localidad donde el trabajador va a desempeñar sus funciones (ejm. “Bello, Antioquía”).

 

Datos de Nómina

  • STATUS: Seleccione el status actual del trabajador de acuerdo a la siguiente condición:
Activo Trabajador a tiempo indefinido y en estado activo en la nómina.
Contratado Trabajador con contrato a término fijo o contrato por Obra/Labor activo en la nómina.
Inactivo Trabajador retirado o inactivado de forma definitiva en la nómina
Suspendido Trabajador que será temporalmente desactivado en la nómina por motivos temporales o mientras se define su retiro o activación definitivos.
  • NÓMINA(*): Seleccione la nómina a la cual será asignado el empleado cuando maneje más de una nómina de acuerdo con su centro administrativo, frecuencias de pago diferentes o modalidades de pago distintas. Cuando la empresa tenga configurada una (1) sola nómina, el trabajador será asignado automáticamente a esta por el sistema.
  • Fecha de Ingreso (ddmmaaaa) (*): indique la fecha de ingreso del trabajador a la empresa. Para mayor facilidad puede usar el calendario en el botón Fecha? Y seleccionar la fecha directamente.
  • Salario Mes ($)(*): Indique el salario mensual básico del trabajador.
  • Auxilio extralegal ($): Si el trabajador devengará un pago adicional como Auxilio Extralegal indique el monto mensual.
  • Auxilio de transporte ($): Indique el valor del Auxilio de Transporte a pagar al trabajador.
  • Turno ($)(*): Seleccione el turno de trabajo asignado al trabajador.

 

Datos UGPP

En esta sección se asignan los datos del trabajador de acuerdo con el Sistema Integral de Seguridad Social y la UGPP, estos datos son requeridos en el sistema para la emisión del archivo UGPP (PF-FOR-004 FORMATO NÓMINA YO COMPENSACIONES V 16.1).

  • Extranjero no obligado a cotizar pensión: Seleccione SI o NO.
  • Colombiano en el exterior: Seleccione SI o NO.
  • Actividad alto riesgo pensión: Seleccione SI o NO.
  • Salario Integral: Seleccione SI o NO.
  • Tipo Cotizante (*): Seleccione el tipo de cotizante de acuerdo a la clasificación para seguridad social y UGPP.
  • Subtipo cotizante: Si aplica seleccione el subtipo de cotizante de acuerdo a la clasificación para seguridad social y UGPP.

5- Una vez que haya diligenciado los datos del trabajador, guarde la ficha haciendo click en el botón GRABAR REGISTRO.